Quy trình xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài là quy trình vận chuyển hàng hóa được sản xuất nội địa sang các nước trên thế giới bằng nhiều hình thức khác nhau. Trong đó, quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển là hình thức vận chuyển rất phổ biến vì có thể vận chuyển được nhiều loại hàng với số lượng lớn, tải trọng cao trong khi chi phí lại thấp hơn rất nhiều so với các hình thức khác.
Mặc dù rất nhiều người có thể đã biết các kiến thức về nghiệp vụ xuất nhập khẩu nhưng vẫn chưa định hình được một quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển gồm những bước như thế nào. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, TNF Việt Nam chắt lọc và chia sẻ cho bạn quy trình xuất khẩu đầy đủ nhưng dễ hiểu nhất cùng bộ hồ sơ xuất khẩu hàng hóa cần phải có. Cùng tham khảo ngay thôi nào!
Mục lục
CHUẨN BỊ BỘ HỒ SƠ XUẤT KHẨU HÀNG HÓA
Đàm phán và Ký kết hợp đồng ngoại thương
Khác với tâm thế lúc làm hàng nhập khẩu, hợp đồng chỉ để phục vụ cho việc thông quan và các thủ tục khác. Khi làm hàng xuất khẩu đây là một khâu tương đối quan trọng. Hay thậm chí hợp đồng còn quyết định thành công và lợi nhuận lâu dài của cả công ty.
Người bán và người mua sẽ thương thảo với nhau để đi đến thống nhất nội dung cho hợp đồng ngoại thương, hợp đồng bao gồm những điều khoản quan trọng về hàng hóa, điều kiện giao hàng (Incoterms) và trách nhiệm mỗi bên.
Dựa vào các điều khoản quy định trong hợp đồng đã ký kết mà người xuất khẩu biết được mình có trách nhiệm như thế nào trong những bước tiếp theo.
Thường khi soạn hợp đồng và làm việc với các công ty nước ngoài, nhất là các công ty đã có quy mô và đủ chuyên nghiệp để làm việc trên trường quốc tế nó đòi hỏi bên bán cũng phải chuẩn bị kỹ lưỡng và đầu tư vào công việc tương ứng.
Đây cũng là cơ sở giúp đơn vị vận chuyển có thể làm thủ tục xin giấy phép xuất khẩu lô hàng.
Một số chứng từ cần thiết
Ngoài ra trong quá trình làm việc bên mua cũng có thể yêu cầu bên bán (shipper) cung cấp các loại chứng từ sau:
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là hóa đơn do người bán làm ra, ghi rõ số tiền mà người mua phải thanh toán. Người mua sẽ thực hiện việc thanh toán theo số tiền ghi trên hóa đơn.
- Packing List hiểu đơn giản là phiếu đóng gói hàng hoá, chi tiết hàng hoá.
- Bill of lading (B/L) hay còn gọi là vận đơn đường biển được hiểu là chứng từ vận chuyển do người vận chuyển đường biển lập ra hoặc do đại diện của họ lập, kí và giao cho người giao hàng hoặc chủ hàng để vận chuyển hàng hóa theo hợp đồng giữa người mua và người bán.
- Các chứng chỉ hàng hóa phát sinh nếu có ( như CO, CQ): Tùy vào từng mặt hàng cụ thể mà có thể phát sinh loại chứng từ này, trong một số trường hợp đây có thể xem là chứng từ bắt buộc để có thể thông quan hoặc để hưởng một số lợi ích ưu đãi thuế suất theo quy định.
Xin giấy phép xuất khẩu
Nếu công ty của bạn chưa có giấy phép xuất khẩu thì phải xin giấy phép xuất khẩu và xin một lần sử dụng cho nhiều lần.
Với các sản phẩm hàng hóa hoặc dịch vụ thông thường thì không cần phải xin giấy phép xuất khẩu do có sự cho phép của các cơ quan ban ngành. Còn trong trường hợp các loại hàng hóa thuộc diện quản lý đặc biệt của chính phủ, ví dụ: tiền chất sử dụng trong công nghiệp, dược liệu quý hiếm, vật liệu nổ công nghiệp,… thì bắt buộc phải xin giấy phép các các bộ ngành quản lý. Theo Phụ lục III của Nghị định số: 69/2018/NĐ – CP.
Việc xin giấy phép xuất khẩu là khâu rất quan trọng và mất khá nhiều thời gian, do đó người xuất khẩu cần chuẩn bị thật kỹ lượng hồ sơ và các yếu tố cần thiết trước khi tiến hành xuất khẩu.
Do trong khuôn khổ bài viết mong muốn người đọc nắm rõ hơn về quy trình tổng quan xuất nhập khẩu nên sẽ không có phần đi sâu trong việc hướng dẫn soạn thảo hay thiết lập từng loại chứng từ nhằm tránh loãng chủ đề. Nếu như bạn có nhu cầu muốn được hướng dẫn hoặc tư vấn kỹ hơn mọi người có thể liên hệ với chúng tôi theo thông tin liên hệ của TNF là số điện thoại ở chân trang. Đội ngũ biên tập viên và tư vấn viên của TNF Việt Nam sẽ hỗ trợ cho bạn.
“Đặt booking” tại hãng tàu xuất khẩu hàng hoá
Nếu bạn đang bán CIF thì bạn phải liên hệ hãng tàu hoặc FWD tìm giá tốt cho việc chuyên chở lô hàng của bạn. Trên thị trường có một số hãng tàu (PIL, TS line…) hoặc FWD (một dạng công ty dịch vụ như TNF) có thể nhận booking và hỗ trợ bạn.
Về cơ bản thì khi làm việc trực tiếp với hãng tàu sẽ có giá tốt hơn (thông thường là vậy, nhưng không phải 100% các trường hợp). Nhưng không phải lúc nào hãng tàu cũng nhận booking hơn nữa nó đòi hỏi bên bán phải đủ chuyên nghiệp để có thể tự xử lý các nghiệp vụ phát sinh. Do vậy mà người xuất khẩu cần một đội ngũ có chuyên môn và có nhiều năm kinh nghiệm trong việc booking tàu này. Việc lựa chọn đơn vị thứ ba chuyên nghiệp thay thế người bán thực hiện các công đoạn trên là điều nên làm.
Hơn nữa khi làm việc với các công ty dịch vụ FWD bạn có thể được hỗ trợ tốt hơn trong quá trình tác nghiệp, tùy vào thỏa thuận ban đầu. Nếu bạn đang bán FOB thì bạn không phải liên hệ tàu đặt booking mà consignee (người mua) là người đặt booking.
Trong giai đoạn này, người giao hàng cần cung cấp cho đơn vị vận chuyển các thông tin sau:
- Cung cấp chính xác thông tin của người giao hàng, người nhận hàng
- Ngoài ra, còn các thông tin quan trọng khác như trọng lượng hàng hoá, nơi đóng gói hàng hoá, …
Quy trình lấy container rỗng tại cảng
Xuất CIF sau khi có booking thì bạn phải ra cảng đổi lấy booking confirmation tại thương vụ cảng. Việc lấy booking confirmation (đổi lệnh) nhắm xác nhận với hãng tàu bạn đã đồng ý lấy container và seal. Bước này chú ý rằng bạn phải nói với nhà xe (trucking) lấy container sạch tốt không phải sửa chữa. Nếu lấy container hư mà vẫn ký vào phiếu e thì sau này bạn phải tốn phí sửa chữa đó nhé. Xuất FOB thì bạn sẽ nhận được transport confirmation và đem đi đổi lấy booking, các bước sau làm tương tự như CIF.
Kiểm tra lại hàng hoá và tiến hành đóng hàng
Khi đã có booking. Nhân viên xuất nhập khẩu lên kế hoạch lấy container đóng hàng và kiểm tra hàng lần 2 trước khi niêm seal ( chì).
Các bạn chú ý trong bước này kiểm tra kỹ container có lủng, hư ván sàn không nhé. Vì nó ảnh hưởng đến an toàn hàng hóa. Ngoài ra, nếu sau này consignee nhận hàng xong trả cont hư hãng tàu sẽ không nhận lại cont hoặc bắt bồi thường chi phí sửa container.
+ Đóng hàng tại kho:
Đây là bước mà người làm XNK phải kết hợp với đội ngũ kỹ thuật, công nhân tại nhà máy để đóng hàng. Đặc biệt chú trọng tới pallet chọn đúng chủng loại, đúng kích thước, đóng bao nhiêu lớp carton theo quy định của người nhập hàng. Ghi ký hiệu, in ấn trên từng package như thế nào,…
Trong bước này bạn chú ý phải ghi đầy đủ thông tin trên lô hàng theo khách hàng yêu cầu vì nó có liên quan đến hợp đồng ngoại thương. Các thông tin thường có là: Tên hàng, nước sản xuất, trọng lượng tịnh, trọng lượng bì, các ký hiệu hướng dẫn vận chuyển ( hàng dễ vỡ,…).
+ Đóng hàng tại cảng:
Quá trình này cũng không khác nhiều so với việc đóng hàng tại kho. Tuy nhiên đóng hàng tại cảng phức tạp hơn nhiều, giấy tờ thủ tục cũng nhiều hơn. Bạn phải có nhân viên của mình kiểm tra và giám định việc đóng hàng. Nếu bạn vào Cát Lái sẽ thấy công nhân đóng hàng tại cảng thường là hàng nông nghiệp như lúa, sắn,… Và thực tế là bạn không thể đem công nhân của mình vào cảng đóng hàng được mà phải thuê công nhân của cảng
Mua bảo hiểm lô hàng
Bạn có thể liên hệ một số công ty bảo hiểm để mua bảo hiểm cho lô hàng của mình, thường thì mức mua bảo hiểm tùy thuộc vào giá trị hàng hóa của bạn. Với hàng hóa thông thường mức mua là 2% tổng giá trị hàng hóa. Xuất hàng FOB hay CNF thì không cần mua bảo hiểm nhé.
Hoàn tất các thủ tục hải quan trước khi xuất khẩu hàng
Nếu bạn đóng hàng tại kho thì sau khi giao hàng xong mới làm thủ tục hải quan, đóng hàng tại cảng thì đăng ký làm thủ tục hải quan trước khi container được hạ.
Bộ hồ sơ hải quan bao gồm:
- 2 bản tờ khai hải quan bản chính (1 bản do người xuất khẩu giữ, 1 bản do bên hải quan giữ)
- 1 bản sao hợp đồng ngoại thương
- 1 bản chính hoá đơn thương mại
- 1 bản chính kê khai chi tiết về hàng hoá
- 1 bản chính Booking Confirmation.
Hiện tại đa phần là làm hải quan điện tử. Nếu bạn là đơn vị lần đầu làm hàng xuất khẩu mình khuyên là nên làm việc với các đơn vị dịch vụ làm hải quan chuyên nghiệp để đảm bảo tính kinh tế và an toàn cho thương vụ, việc mày mò tự làm rất dễ phát sinh ra các sai sót mà ta phải tốn rất nhiều thời gian, công sức thậm chí là tiền bạc để khác phục.
Một số bước công việc trong quy trình này có thể bao gồm:
- Đăng ký tờ khai: Đăng ký viên căn cứ vào thông tin trên bước mở tờ khai để nhập thông tin và trình lãnh đạo hải quan ký để lô hàng được thông quan. Nếu lô hàng không có vấn đề gì sẽ được vào luồng xanh. Lô hàng của bạn thuộc diện kiểm tra có thể vào luồng vàng hoặc đỏ.
- Đóng phí: Gồm phí làm thủ tục hải quan
- Lấy tờ khai: Hải quan sẽ ghi số container và số seal và mặt sau của tờ khai ( phần dành cho hải quan).
- Thanh lý tờ khai: Người làm thủ tục hải quan phải trình tờ khai đã được hoàn tất để nhân viên thương vụ cảng kiểm tra container và seal đã được hạ chưa, và hạ có đúng không. Xong bước này container sẽ được nhập vào hệ thống của cảng.
- Vào sổ tàu: Nếu container đã được hạ thì sẽ được vào sổ tàu. Và nhân viên giao nhận phải ký vào biên bản bàn giao và xác nhận tình trạng container. Cần chú ý container phải được hạ trước giờ cắt máng closing time nhé.
- Thực xuất tờ khai hải quan: Sau khi đã giao hàng cho khách hàng thì nhân viên giao nhận phải làm thực xuất cho lô hàng ( quy định này bắt đầu áp dụng từ 2006) các giấy tờ gồm: Tờ khai hải quan ( 1 bản chính, 1 bản sao), commercial invoice ( 1 bản chính), vận đơn đường biển (bill tàu). Chúng ta thấy bước này hải quan quản lý số lượng và giá trị hàng hóa nhằm phục vụ cho việc đóng thuế.
Giao hàng cho tàu
Với điều kiện FOB thì đến bước thông quan tờ khai và xếp hàng lên tàu là người bán cơ bản đã xong nhiệm vụ của mình.
Trong trường hợp bạn xuất khẩu theo điều kiện C thì bạn cần thực hiện theo các bước tiếp theo: Sau khi kết thúc việc thông quan cho lô hàng (hàng đã được thanh lý). Công việc tiếp theo của bạn là phải cung cấp chi tiết bill, hay Hướng dẫn gửi hàng (SI – Shipping Instruction) cho hãng tàu để làm vận đơn. Tất nhiên bước này được làm trước giờ cắt máng closing time và trước bước thực xuất. Nên yêu cầu họ xác nhận lại để đảm bảo chắc chắn họ đã nhận được trước thời hạn.
Vận chuyển container lên tàu là việc của hãng tàu ( vì họ đã thu bạn phí THC). Bước này kết thúc bằng việc bạn phải nhận được vận đơn đường biển có thể là bill gốc ( 3 bản ) hoặc surrendered bill.
Thanh toán chi phí để hoàn tất quy trình xuất khẩu hàng hoá
Thanh toán là giai đoạn cuối cùng trước khi hoàn tất quy trình xuất khẩu hàng hoá đường biển. Hiện nay khách hàng vẫn được áp dụng hai hình thức thanh toán là trả trước và trả sau như những hình thức vận chuyển hàng hoá khác.
Đối với hình thức thanh toán trả trước, người gửi hàng phải hoàn thành khoản phí này thì mới được cấp vận đơn. Việc thanh toán chi phí có thể thông qua bên vận chuyển để hoàn tất nhanh chóng. Với điều kiện bạn cần tìm được đơn vị vận chuyển uy tín như TNF để uỷ quyền xuất khẩu hàng hoá trọn gói.
Hình thức thanh toán trả sau sẽ mất thời gian hơn, cụ thể:
- Nhân viên chứng từ sẽ làm giấy thu cước phí để giao cho bên cảng đến nhờ thu hộ từ người nhận hàng
- Về phía người gửi hàng, bạn chỉ cần thanh toán các khoản phụ phí (nếu có) tại Việt Nam là có thể nhận được vận đơn.
Tạm Kết
Trên đây TNF đã nêu ra một quy trình xuất khẩu hàng hoá cơ bản. Trên thực tế việc xuất khẩu hàng hoá đường Biển sẽ còn có khả năng phát sinh nhiều vấn đề hơn. Tuy nhiên TNF cũng hy vọng người đọc sẽ có một cái nhìn tổng quan sau khi tham khảo thông tin từ bài viết này.
Một trong những khó khăn khó nhằn của nhà xuất khẩu là setup được một luồng công việc hiệu quả. Mục đích chính là để có thể thực hiện được những đơn hàng quốc tế. Có khá nhiều vấn đề cần quyết định ở đây như:
- Nên để nhân viên của mình tự làm khâu nào? Khâu nào sẽ thuê ngoài? Nên thuê 1 đơn vị để thực hiện toàn bộ các khâu thuê ngoài, hay nên thuê nhiều đơn vị cho mỗi khâu? Thậm chí là quản lý kết quả các khâu công việc như thế nào là hiệu quả? …
Hy vọng bài viết đã mang lại một vài giá trị tham khảo nhất định cho người xuất khẩu trong quá trình giải quyết các vấn đề trên.
Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển là một quy trình khá phức tạp, bạn cần phải hiểu rõ từng bước trong quá trình đó để tránh những thiệt hại lớn về lô hàng hóa cũng như thời gian của bạn. TNF Việt Nam cũng chia sẻ một vài lưu ý về một vài vấn đề phát sinh khi xuất nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển mà bạn có thể tham khảo qua bài viết:
Hoặc trong trường hợp doanh nghiệp của bạn cần nhập khẩu hàng hóa, đọc thêm bài viết sau để biết thêm quy trình:
Nếu như cần cần tư vấn thêm thông tin hay hỗ trợ về các dịch vụ liên quan. Các bạn có thể chủ động liên hệ với chúng tôi theo thông tin trên web. TNF rất vinh hạnh nếu được đồng hành cùng khách hàng trong quá trình xuất khẩu hàng hoá bằng đường biển này.