Xuất nhập khẩu hàng hoá bằng đường biển được coi là một trong những phương thức vận chuyển hàng xuyên quốc gia, xuyên lục địa đầu tiên của nhân loại. Và cho đến hiện nay, đây vẫn là phương thức vận chuyển hàng hoá vô cùng phổ biến.
Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển khá phức tạp. Vì vậy doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình cũng như bộ chứng từ nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, để không gặp nhiều trở ngại trong quá trình nhập khẩu.
Đồng thời, khi hiểu được tổng quan về quy trình nhập khẩu, bạn có thể tự đánh giá được việc liệu doanh nghiệp của bạn có nên tự thực hiện các giai đoạn của quy trình, hay là thuê một đơn vị có chuyên môn và kinh nghiệm thực hiện thì sẽ tiết kiệm và tối ưu hơn.
Cùng TNF Việt Nam đọc bài viết dưới đây để hiểu hơn về quy trình nhập khẩu hàng hoá bằng đường biển nhé!
Mục lục
- 1 Thống nhất điều khoản giao dịch với bên bán (shipper) và hình thành bộ hồ sơ xuất nhập khẩu
- 2 Tiến hành thanh toán theo tiến độ hợp đồng qua hệ thống ngân hàng.
- 3 Đặt tàu từ nước ngoài và vận chuyển hàng về Việt Nam
- 4 Cập nhật thông tin đóng hàng từ nhà xuất khẩu hàng hoá
- 5 Đóng thuế hàng nhập khẩu
- 6 Nhận hàng nhập khẩu và trả lại container rỗng
- 7 TẠM KẾT
Thống nhất điều khoản giao dịch với bên bán (shipper) và hình thành bộ hồ sơ xuất nhập khẩu
Khác với các giao dịch nội địa, các giao dịch quốc tế sẽ xuất hiện thêm một số khâu và các bên tham gia khác mới có thể hoàn thành được giao dịch như hải quan, vận tải quốc tế… nên việc hình thành bộ chứng từ ban đầu khá quan trọng.
Đây sẽ là cơ sở để quyết định xem một đơn hàng có hợp lệ và có thể triển khai giao dịch được hay không. Đã có rất nhiều trường hợp dù hai bên mua bán chốt xong thỏa thuận nhưng vẫn không thực hiện được vì ngân hàng từ chối thực hiện giao dịch thanh toán này ngay từ đầu.
Quay trở lại nội dung chính, sau khi đã thống nhất các điều khoản giao dịch, hai bên hoàn toàn có thể thành lập bộ hồ sơ, chứng từ xuất nhập khẩu. Đứng ở góc độ là bên mua, bạn hoàn toàn có quyền yêu cầu bên bán cung cấp bộ hồ sơ, chứng từ này cho mình. Tuy nhiên, trong trường hợp bên bán cũng là bên không chuyên, rất có thể họ sẽ yêu cầu bên mua hỗ trợ soạn thảo, thậm chí là thực hiện chính. Bộ hồ sơ cơ bản sẽ bao gồm:
1. Hợp đồng ngoại thương (Contract)
Quy định quyền lợi và trách nhiệm cho các bên tham gia. Mặc dù các chi tiết giao dịch hoàn toàn có thể thỏa thuận miệng hay qua email. Nhưng một hợp đồng ở mức cơ bản là điều bắt buộc phải có, và đây sẽ là cơ sở để thanh toán qua hệ thống ngân hàng, khai thuế hay thậm chí là thông quan hải quan….
2. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Đây là hóa đơn do người bán làm ra, ghi rõ số tiền mà người mua phải thanh toán. Người mua sẽ thực hiện việc thanh toán theo số tiền ghi trên hóa đơn.
3. Packing List
Hiểu đơn giản là phiếu đóng gói hàng hoá, chi tiết hàng hoá.
4. Bill of lading (B/L)
B/L hay còn gọi là vận đơn đường biển được hiểu là chứng từ vận chuyển do người vận chuyển đường biển lập ra hoặc do đại diện của họ lập, ký và giao cho người giao hàng hoặc chủ hàng để vận chuyển hàng hóa theo hợp đồng giữa người mua và người bán.
5.Các chứng chỉ hàng hóa phát sinh (nếu có)
Tùy vào từng mặt hàng cụ thể mà có thể phát sinh loại chứng từ này, trong một số trường hợp đây có thể xem là chứng từ bắt buộc để có thể thông quan hoặc để hưởng một số lợi ích ưu đãi thuế suất theo quy định.
Tiến hành thanh toán theo tiến độ hợp đồng qua hệ thống ngân hàng.
Việc thanh toán qua ngân hàng được tương đối nhấn mạnh ở đây vì đây là con đường duy nhất để bên nhập khẩu có thể khai thuế, cấn trừ thuế và hạch toán trong chi phí doanh nghiệp.
Bước này chỉ đơn giản là cầm bộ hồ sơ xuất nhập khẩu ra làm việc trực tiếp với ngân hàng. Tuy nhiên thứ ngân hàng xét duyệt lại không chỉ đơn thuần nằm ở hồ sơ mà là năng lực của người nhập khẩu, tránh tình trạng tiền đã chuyển rồi mà giao dịch vẫn không thực hiện được, không nộp được tờ khai thông quan lại cho ngân hàng.
Bước xét duyệt này mang tính chủ quan khá nhiều tùy vào từng đơn vị làm việc trực tiếp. Không hiếm trường hợp cùng một bộ hồ sơ, cùng một ngân hàng nhưng có phòng giao dịch chấp nhận thanh toán, phòng giao dịch lại không. Việc tranh luận về việc hồ sơ đầy đủ tại sao không duyệt lại khá vô nghĩa trong các trường hợp này.
Đặt tàu từ nước ngoài và vận chuyển hàng về Việt Nam
Tùy điều kiện giao hàng thỏa thuận trong hợp đồng mà bạn xác định được bên nào sẽ thuê tàu để vận chuyển hàng, mình ví dụ: bạn ký hợp đồng với điều kiện giao hàng là FOB – khi đó người mua sẽ thuê tàu.
Đầu tiên chọn hãng tàu hoặc các công ty cung cấp dịch vụ như TNF để thuê tàu
Kiểm tra giá cước và các khoản local charge
Cung cấp thông tin cần thiết để lấy book tàu bao gồm:
- Địa chỉ cảng đi (nơi mà hàng hoá của bạn đã được chuẩn bị để xếp lên tàu về Việt Nam)
- Địa chỉ cảng đến (nơi container hàng được hạ xuống và giao cho người nhận hàng)
- Tên hàng hoá và trọng lượng chính xác
- Thời gian tàu chạy
- Thời gian đóng hàng
- Một số thông tin khác
Đối với những khách hàng chưa có kinh nghiệm, rất có thể bạn sẽ gặp khó khăn trong quá trình chuẩn bị các thông tin này. Đặc biệt là các thông tin về địa chỉ cảng giao và nhận hàng, thời gian tàu chạy, thời gian đóng hàng, …
Hiểu được điều đó nên TNF luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng mọi lúc mọi nơi. Chúng tôi sẽ sắp xếp nhân viên chuyên nghiệp trong việc xử lý thủ tục nhập khẩu hàng hoá để hướng dẫn, giúp bạn hoàn thành việc cung cấp thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.
Khi đã nắm trong tay thông tin, TNF sẽ tiến hành book tàu cho bạn. Thời gian book tàu lý tưởng nhất là trước 1 tuần để đảm bảo chắc chắn hàng hoá đã chuẩn bị xong cũng như kịp thời đặt được container rỗng để chuyển hàng về Việt Nam.
Cập nhật thông tin đóng hàng từ nhà xuất khẩu hàng hoá
Quá trình xác nhận booking tàu, theo dõi thông tin đóng hàng hay việc đưa hàng hóa vào container đều sẽ được TNF theo dõi sát sao. Chúng tôi cũng sẽ kịp thời thông báo tiến độ, cập nhật tình hình cho khách hàng. Như vậy bạn cũng có thể nắm được mọi thông tin về lô hàng nhập khẩu của mình.
Có một số lưu ý quan trọng trong giai đoạn theo dõi quá trình đóng hàng và vận chuyển lên container là:
- Xác định container không có hư hại gì trước khi tiếp nhận hàng hoá. Đối với hàng hoá nhập khẩu thì việc này sẽ được xác minh thông qua hình ảnh.
- Với trường hợp nhập khẩu hàng đông lạnh thì còn cần có ảnh chụp bảng nhiệt độ trong khoang container
Đây là cách bảo vệ quyền lợi cho cả hãng tàu và chủ sở hữu số hàng hoá này. Nếu trong quá trình vận chuyển hàng hóa khiến container bị hư hỏng thì khách hàng sẽ phải chi trả phí tổn thất. Ngược lại hãng tàu cũng phải chịu trách nhiệm nếu làm thiệt hại hàng hoá, tài sản của khách hàng.
Xin giấy phép nhập khẩu nếu có (import licence )
+ Đối với các mặt hàng không cần giấy phép khi nhập khẩu bạn bỏ qua bước này.
+ Đối với các mặt hàng cần giấy phép khi nhập khẩu (ví dụ: nhập trái cây tươi, giống cây trồng, động vật sống, v/v, bạn cần chú ý các chi tiết sau:
- Danh mục hàng hóa xuất khẩu theo giấy phép, điều kiện – Phụ lục III – ban hành kèm Nghị định 69/2018/NĐ-CP ngày 15 tháng 5 năm 2018 của Chính Phủ.
- Thông thường thời gian xin giấy phép (ở Cục hoặc Bộ) là từ 7 đến 10 ngày làm việc, nếu đơn vị không có người đi nộp và nhận hồ sơ trực tiếp mà nộp qua bưu điện thì bạn nên cộng thêm thời gian gửi thư.
- Thứ 2 là kiểm tra thời gian tàu chạy: thời gian tàu di chuyển từ cảng bốc hàng đến cảng dỡ hàng có đủ để kịp xin giấy phép hay không ?
- Nếu tuyến xa, tàu chạy từ 25 đến 35 ngày thì bạn yên tâm vì giấy phép sẽ có trước khi hàng về, tuy nhiên nếu đi tuyến gần ví dụ như HK, CN hay KR thì tốt nhất bạn nên xin giấy phép trước khi cho hàng lên tàu để hạn chế phát sinh chi phí tại cảng đến do chưa có giấy phép (ví dụ: phí lưu cont tại bãi – DEM, phí lưu bãi – Storage, hoặc phí chạy điện đối với hàng lạnh).
+ Đối với hàng nhập có giấy phép: doanh nghiệp phải có giấy phép tại thời điểm đăng ký tờ khai hải quan và phải khai đầy đủ thông tin giấy phép trên tờ khai.
Khai báo hải quan về lô hàng nhập khẩu bằng đường biển
Hàng nhập là hàng nguyên container, hàng lẻ nhập kho CFS hay hàng sân bay thì bạn đều chuẩn bị chứng từ để khai tờ khai hải quan tương tự nhau, đều khai bằng phần mềm khai báo hải quan ECUS và được xử lý phân luồng tự động.
Sau khi tờ khai được phân luồng, tùy theo mức độ xanh – vàng – đỏ mà bạn chuẩn bị chứng từ để đi mở tờ khai khác nhau.
Trong trường hợp bên nhập khẩu là bên không chuyên, bạn hoàn toàn có thể thuê các bên cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp như TNF để đảm bảo một số rủi ro không đáng có.
Đóng thuế hàng nhập khẩu
Khác với hàng xuất khẩu, đối với hàng nhập (nhập kinh doanh), bạn cần quan tâm đến thuế, phải thực hiện nghĩa vụ thuế đối với nhà nước thì mới được thông quan.
Trong quá trình khai báo tờ khai bạn cần áp mã HS chuẩn xác cho từng mặt hàng để từ đó sẽ xác định được các khoản thuế phải chịu đối với mặt hàng đó, nếu không có C/O thì thuế NK bao nhiêu %, nếu có C/O thì thuế NK bao nhiêu %, ngoài thuế NK thì còn chịu các khoản thuế nào khác như GTGT hàng NK, thuế BVMT, thuế TTĐB.
Nộp thuế vào ngân sách nhà nước : có 2 cách, bạn có thể nộp thông qua internet banking hoặc điền thông tin vào giấy nộp ngân sách để đến ngân hàng làm thủ tục cắt chuyển.
Nhận hàng nhập khẩu và trả lại container rỗng
Đối với hàng lẻ hay hàng air thì sau khi nhận hàng xong là bạn hoàn thành thủ tục.Tuy nhiên đối với hàng container, cần chú ý quá trình trả container rỗng
Khi đã hoàn tất mọi thủ tục chứng từ, khai báo hải quan thì thanh toán các khoản chi phí, nhận chứng từ như phiếu EIR, D/O, … Sau đó bên nhập khẩu đã có thể điều hàng hoá nhập khẩu về kho.
TẠM KẾT
Trên đây là những chia sẻ của TNF Việt Nam về quy trình nhập khẩu một lô hàng cơ bản đối với loại hình kinh doanh, để hoàn thành tốt 1 lô hàng nhập khẩu bạn nên chú ý lại các vấn đề sau đây:
- Hàng nhập khẩu kinh doanh liên quan đến trị giá tính thuế và thuế, tuy nhiên cũng có vài mặt hàng kinh doanh khi nhập về bạn không cần có C/O cũng không cần đóng bất cứ loại thuế nào, nhưng số nhiều thì phải đóng thuế. Để xác định đúng trị giá tính thuế bạn lưu ý phải tra HS chuẩn, hàng kinh doanh cũng bị kiểm tra sau thông quan, nếu áp thuế không chuẩn thì hoàn toàn có khả năng bị áp lại HS và truy thu thêm thuế.
- Lưu hồ sơ sau thông quan: sau khi hoàn tất thủ tục bạn nên lưu trữ các loại chứng từ liên quan đến lô hàng cẩn thận ít nhất là 5 năm để có thể xuất trình nếu kiểm tra sau thông quan.
Hy vọng sau bài viết này người đọc có thể nắm bắt được quy trình và hiểu được cơ bản cách hoàn thành việc nhận 1 lô hàng nhập khẩu.
Trong một số trường hợp bên nhập khẩu là bên không chuyên, cần một bên dịch vụ hỗ trợ hoặc tư vấn thêm các bạn có thể liên hệ với công ty TNF chúng tôi theo thông tin liên hệ dưới trang web.
Ngoài ra, nếu các bạn quan tâm và hiểu thêm về quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển hoặc những cách giải quyết các trường hợp phát sinh khi xuất nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển thì có thể tham khảo các bài viết sau: