- ”Tại sao lại phải sử dụng dịch vụ khai thuê hải quan?”
Nhiều người đặt ra câu hỏi này khi thấy các doanh nghiệp hiện nay đang sử dụng dịch vụ khai thuê ngày càng tăng lên.
Theo bạn thì việc nhờ sự hỗ trợ từ các công ty cung cấp dịch vụ khai thuê này có giúp gì cho bạn trong quá trình xuất nhập khẩu hay không?
Quan điểm của tôi chắc chắn là “có”, thậm chí hỗ trợ rất nhiều, không những giúp giảm chi phí đội ngũ nhân viên, tăng tính chuyên nghiệp, mà còn tránh những rắc rối đẩy nhanh quá trình thông quan,…
- “Nhưng mà tôi có thể tự làm được thì sao?”
Tất nhiên nếu đội ngũ của bạn có năng lực thì bạn hoàn toàn có thể tự làm. Nhưng trong bài viết này, tôi sẽ cho bạn thấy được lý do vì sao nên sử dụng dịch vụ khai thuê hải quan.
Cùng theo dõi để không bỏ lỡ những lợi ích có thể bạn chưa biết sau đây.
Mục lục
- 1 Khai thuê hải quan là gì?
- 2 Vì sao nên khai thuê hải quan thay vì tự làm?
- 3 Lợi ích khi sử dụng dịch vụ khai thuê hải quan
- 4 Vì sao một số doanh nghiệp hiện nay vẫn chưa muốn sử dụng dịch vụ khai thuê hải quan
- 4.1 Chưa tin vào những phân tích ở trên
- 4.2 Một số người khai thuê hải quan lợi dụng lòng tin của doanh nghiệp
- 4.3 Cố tình tư vấn sai tên hàng/ số lượng/ không đúng sự thật
- 4.4 Bạn từng làm việc với doanh nghiệp thiếu chuyên nghiệp, quá kém
- 4.5 Muốn mọi thông tin nguồn đầu vào của doanh nghiệp phải được đảm bảo bảo mật
- 5 Vậy nên có giải pháp gì?
- 6 Một công ty dịch vụ khai thuê hải quan thường làm gì?
- 7 Kết luận
Khai thuê hải quan là gì?
Đầu tiên tôi sẽ giải thích cho bạn hiểu dịch vụ khai thuê hải quan là gì:
Khai thuê hải quan là dịch vụ tiếp nhận hồ sơ, tư vấn và hỗ trợ khai báo hải quan cho các lô hàng xuất nhập khẩu của doanh nghiệp trực tiếp tại cục hải quan hoặc thông qua hệ thống khai báo điện tử.
Theo khoản 14 điều 4 của Luật hải quan số 17/VBHN-VPQH ngày 10/12/2018 có quy định như sau: “Người khai hải quan bao gồm: chủ hàng hóa; chủ phương tiện vận tải; người điều khiển phương tiện vận tải; đại lý làm thủ tục hải quan, người khác được chủ hàng hóa, chủ phương tiện vận tải ủy quyền thực hiện thủ tục hải quan.”
Đơn giản có thể hiểu là việc khai hải quan có thể ủy thác cho một bên thứ ba.
Đơn vị xuất khẩu hoặc nhập khẩu sẽ ủy quyền cho một cá nhân, tổ chức thực hiện khai báo, làm thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa cho họ.
Từ đó bạn chắc cũng đã hiểu cơ bản về dịch vụ khai thuê hải quan rồi đúng không? Sau đây tôi sẽ làm rõ cho bạn vì sao chúng ta nên sử dụng dịch vụ khai thuê.
Vì sao nên khai thuê hải quan thay vì tự làm?
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp hiện nay không thể thiếu hoạt động logistic, mà cụ thể là quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa.
Trong đó, để hàng hóa được thông quan từ và vận chuyển thuận lợi từ người bán đến người mua, bạn phải trải qua một quá trình khai báo hải quan khá quan trọng.
Dịch vụ hải quan vì thế mà xuất hiện để đẩy nhanh quá trình thông quan hàng hóa cho doanh nghiệp.
Các yếu tố khiến bạn phải đẩy nhanh quá trình thông quan
Trước hết, trong một môi trường kinh doanh khốc liệt như hiện nay, các doanh nghiệp cạnh tranh nhau trên từng yếu tố dù là nhỏ nhất.
Về chất lượng sản phẩm, về giá, thời gian…Cho nên chỉ cần chậm chân hơn đối thủ một chút hoặc giá cả cao hơn, là bạn sẽ bị thua thiệt trên cuộc đua đường dài của mình.
Những doanh nghiệp sống sót và phát triển trước những áp lực từ thị trường sẽ là những doanh nghiệp biết kinh doanh bằng chiến lược hiệu quả hơn đối thủ.
Giảm chi phí kinh doanh nhờ rút ngắn thời gian vận chuyển hàng hóa đến người mua trong khi vẫn đảm bảo được chất lượng hàng hóa hay dịch vụ.
Trường hợp nếu hàng hóa của bạn bị giữ chân tại cảng hải quan, 2 yếu tố trên chắc chắn không đạt được.
Thứ hai, với nền kinh tế có tính chất chuyên môn hóa như hiện nay, sự phân công lao động rõ ràng và làm tốt những gì mình giỏi nhất luôn là yếu tố thành công của doanh nghiệp.
Thuê ngoài dịch vụ từ các nhà cung cấp dịch vụ chuyên môn sẽ cho bạn những giải pháp chuyên nghiệp, giải quyết công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.
Thứ ba, thủ tục hải quan không phải là một khâu đơn giản, đặc biệt tại Việt Nam.
Nơi có hàng ngàn văn bản, nghị định, nghị quyết được ban hành, cùng hàng ngàn cơ quan quản lý chuyên ngành chồng chéo lên nhau cùng kiểm tra, giám sát một mặt hàng.
Chưa kể đến việc khó lại càng thêm khó hơn khi mã HS Code cùng một mặt hàng có đến 3 – 5 cách hiểu khác nhau, tỷ lệ thuế khác nhau.
Đối với những doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm quá trình khai báo hải quan chưa bao giờ dễ dàng. Nó đòi hỏi không chỉ yếu tố về kiến thức chuyên môn mà còn phải linh hoạt, nhạy bén để xử lý các tình huống phát sinh.
Nếu tự làm liệu có đem lại hiệu quả cao hơn hay bạn có đủ sức?
Những vấn đề thường gặp phải khi tự làm thủ tục thông quan
Mỗi doanh nghiệp hằng ngày đều phải đối mặt với bài toán chi phí sản xuất, nhân công, chi phí cố định,…
Bạn luôn phải tính toán làm sao để các khoản chi phí liên quan thấp nhất có thể, từ đó kéo theo giá thành của sản phẩm rẻ hơn, khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp bạn sẽ cao hơn so với đối thủ.
Tự làm thủ tục khai báo hải quan?
Nếu bạn là doanh nghiệp có tiềm lực. Việc phải đảm nhận thêm các công việc hỗ trợ cho mục tiêu của doanh nghiệp làm bạn tốn nhiều chi phí hơn trong khi chất lượng công việc lại không được đảm bảo.
- Bạn phải thuê nhân viên có kinh nghiệm về làm việc cho minh (lương sẽ cao hơn) để lập ra một phòng ban chuyên về xuất nhập khẩu hàng hóa.
- Đơn giản nhất là cần một người có chuyên môn, sau đó đào tạo những người mới sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí hơn. Tuy nhiên, điều này sẽ làm bạn mất nhiều thời gian, tính chuyên nghiệp của công việc không được đảm bảo.
Nếu bạn là doanh nghiệp vừa và nhỏ. Sẽ đau đầu hơn khi phải bỏ ra một khoản chi phí lớn để phục vụ cho một công việc mà bạn không có kinh nghiệm.
Bạn sẽ bối rối và tốn nhiều thời gian hơn trong việc tìm hiểu các bước hải quan quy định thông quan. Không nên một chút nào.
Ngoài ra, còn các vấn đề có thể phát sinh khác khi bạn tự làm thủ tục thông quan như:
- Thường hay nghi ngờ nhân viên không trung thực trong các khoản phát sinh ngoài luồng.
- Bạn phải tự tìm hiểu thông tin hoặc tham khảo thêm ý kiến từ các nguồn khác nhau để kiểm tra kiến thức, sự trung thực của nhân viên có đảm bảo không.
- Tốn kém chi phí quản lý văn phòng và duy trì đội ngũ nhân viên.
- Không xử lý được các tình huống phát sinh do thiếu kinh nghiệm.
- Phát sinh thuế thu nhập doanh nghiệp ngoài ý muốn do các chi phí chi ngoài (cho các công việc linh hoạt) sẽ không có hóa đơn đầu vào.
- Ít am hiểu chính sách hải quan cho các mặt hàng mới.
- Nhiều công ty chọn xuất nhập khẩu qua đường tiểu ngạch với rủi ro cực kỳ cao.
Lợi ích khi sử dụng dịch vụ khai thuê hải quan
Những lý do mà tôi nêu ra ở trên đủ để cho bạn thấy được sự cần thiết của việc sử dụng dịch vụ khai thuê hải quan.
Những lợi ích mà dịch vụ khai thuê hải quan mang lại như sau:
Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp
Các khoản chi phí có thể bao gồm:
Chi phí vận hành phòng xuất nhập khẩu
Một doanh nghiệp XNK có số lượng tờ khai 10 tờ khai/ tháng. Để vận hành lượng hàng này bạn cần ít nhất 2 nhân viên: 1 giao nhận và 1 chứng từ.
- Mức lương chi trả cho 2 nhân viên vào tầm khoảng ít nhất 15 triệu/ tháng.
- Chi phí khai báo hải quan tầm khoảng ít nhất: 550.000 đồng/ tờ khai.
Vậy tổng chi phí bỏ ra cho 10 lô hàng là: 15 + 5,5 = 20,5 (triệu đồng).
Không chỉ vậy, bạn còn phải bỏ thêm các khoản chi phí khác như: thuê văn phòng, tiền điện, nước, mua máy tính, tốn thời gian và công sức để tuyển dụng, đào tạo. Cho nhân viên học nâng cao các nghiệp vụ khai báo hải quan.
Các chi phí phát sinh ngoài dự kiến của doanh nghiệp
Khai báo hải quan là một trong những khâu dễ phát sinh chi phí ngoài luồng nhiều nhất. Nếu bạn và nhân viên của bạn không nắm rõ về các quy định liên quan đến hàng hóa, thuế, chính sách nhà nước về các mặt hàng, rất dễ bị cơ quan hải quan chuyển kiểm tra chuyên ngành, chuyển mã HS Code.
Hoặc có thể bị chính nhân viên của bạn lợi dụng để ăn tiền ngoài luồng từ các chi phí bạn không kiểm soát được.
Đối với công ty khai thuê hải quan, khi bạn đã đồng ý với thỏa thuận có trong hợp đồng, dịch vụ mà họ cung cấp sẽ thực hiện đúng những gì mà họ báo giá trước đó. Các khoản chi phí phát sinh họ sẽ tự chịu trách nhiệm chi trả.
Đối với hàng hóa nhập khẩu, các chi phí phát sinh cho một lô hàng khá lớn: các loại phí local charge (các loại phí địa phương được trả tại cảng load hàng và xếp hàng), phí cảng vụ, phí sân bay, phí nâng hạ, phí kiểm tra chuyên ngành,…
Các công ty khai thuê hải quan với kinh nghiệm nhiều năm trong nghề sẽ giúp bạn tiết kiệm được phần nào các khoản chi phí phát sinh, vì họ rất giỏi trong quá trình làm việc với cơ quan hải quan nên bạn không cần phải lo lắng gì.
Tính chuyên nghiệp của các công ty dịch vụ khai thuê hải quan
Để cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng của mình, các công ty khai thuê hải quan luôn chú trọng đến tính chuyên nghiệp của mình.
Luôn cập nhật mới những thông tư, nghị định và chính sách mới của hải quan
Bạn có thể rơi vào tình trạng khai báo sai hoặc bị phạt bởi hải quan nếu không chịu cập nhật những thông tư mới, quy định mới.
Vì là công việc thường nhật, nên công ty khai thuê sẽ liên tục cập nhật thông tin, nhanh chóng thay đổi và áp dụng.
Kiến thức chuyên môn tốt nên có thể giải quyết chứng từ nhanh
Tất nhiên với một đơn vị chuyên làm về công tác khai báo hải quan thì đội ngũ nhân sự của họ phải có nền tảng kiến thức chuyên sâu tốt.
Hơn nữa, kinh nghiệm làm việc lâu năm sẽ giúp họ có hướng giải quyết linh hoạt cho mọi bộ chứng từ.
Ví dụ các bộ chứng từ liên quan đến tập quán thương mại của các nước, các kỹ thuật nghiệp vụ về điều chỉnh phù hợp với tiêu chí hưởng thuế suất ưu đãi.
Có nhiều mối quan hệ với các hải quan, giám định, cảng vụ, hãng tàu
Có nhiều mối quan hệ quen biết luôn tốt và thuận lợi hơn trong mọi việc. Một người lạ lẫm như bạn trong lần đầu làm khai báo hải quan không biết phải gặp ai để bắt đầu.
Các công ty khai thuê thì khác, việc gặp và làm việc với các cơ quan hải quan nhiều như cơm bữa, nên quá trình khai báo sẽ được đẩy nhanh hơn nhiều.
Tính hiệu quả cao khi sử dụng dịch vụ khai thuê hải quan
Ngoài tính chuyên môn hóa cao, tức là bạn chỉ cần làm tốt của mình là sản xuất và kinh doanh thôi. Còn những công việc chuyên môn về xuất nhập khẩu đã có các công ty làm dịch vụ khai thuê lo hết.
Giống như dịch vụ của TNF Việt Nam đang cung cấp cũng vậy, không chỉ khai thuê hải quan, chúng tôi còn hỗ trợ doanh nghiệp từ A đến Z trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa.
Bạn có thể đọc thêm bài dịch vụ xuất nhập khẩu trọn gói hoặc dịch vụ hải quan trọn gói để biết thêm về các loại hình dịch vụ này là như thế nào.
Công ty khai thuê hải quan có khả năng đáp ứng cao khi có sự tăng lên đột biến của số lượng hàng hóa.
Trong trường hợp này, nếu bạn có phòng ban XNK riêng thì thử hỏi nhân viên của bạn có đáp ứng được khối lượng công việc khổng lồ đó không.
Nhưng công ty dịch vụ thì họ chắc chắn sẵn sàng làm mọi cách để đáp ứng nhu cầu công ty của bạn, họ luôn có lực lượng dự phòng để phục vụ khách hàng.
Vì sao một số doanh nghiệp hiện nay vẫn chưa muốn sử dụng dịch vụ khai thuê hải quan
Đơn giản là họ chỉ nghe mà chưa thấy hành động hoặc kết quả, nên họ:
Chưa tin vào những phân tích ở trên
Tất nhiên, lời văn thì không thể diễn tả hết ý của người viết.
Ở trên đây, tôi cũng đã cố gắng để cho mọi người thấy được những phân tích và lời khuyên rút ra được từ quá trình làm việc của tôi hơn 10 năm trong ngành xuất nhập khẩu này.
Bạn không cần phải tin tôi, tôi viết bài này không phải để thuyết phục bạn, mà chỉ đưa cho bạn nhưng tư vấn có lợi nhất.
Lời khuyên thật sự của tôi là hãy tham khảo thêm nhiều thông tin hơn nữa về những khách hàng đã từng sử dụng dịch vụ của các công ty khai thuê hải quan. Để xem họ liệu kết quả có đúng là hiệu suất của công ty được cải thiện hay không rồi mới quyết định hợp tác.
Bởi vì:
Một số người khai thuê hải quan lợi dụng lòng tin của doanh nghiệp
Cùng với kinh nghiệm của bản thân, họ dùng chữ ký số của doanh nghiệp bạn để nhập các lô hàng cá nhân về. Điều này rất nguy hiểm vì có những đơn hàng có thể là hàng cấm.
Doanh nghiệp chỉ phát hiện ra khi được Hải quan thông báo hoặc công an và rất khó chứng minh lô hàng cấm đó có phải của doanh nghiệp nhập về hay không.
Cố tình tư vấn sai tên hàng/ số lượng/ không đúng sự thật
Về mặt pháp lý thì chủ hàng chịu trách nhiệm nội dung trên tờ khai chứ không phải người khai thuê. Cho nên người khai thuê không bị ràng buộc trách nhiệm.
Bạn từng làm việc với doanh nghiệp thiếu chuyên nghiệp, quá kém
Quá trình làm việc của đơn vị tắc trách nên phát sinh nhiều rắc rối và hệ lụy sau đó mà công ty phải giải quyết.
Cho nên bạn hãy cân nhắc kỹ lưỡng trước khi lựa chọn.
Muốn mọi thông tin nguồn đầu vào của doanh nghiệp phải được đảm bảo bảo mật
Tất nhiên đó là sự lựa chọn của bạn. Nhưng các công ty khai thuê uy tín hiện nay luôn cam kết bảo mật thông tin cho khách hàng của mình.
Như tiêu chí hàng đầu của TNF Việt Nam không bao giờ có chuyện lấy thông tin của khách hàng để cung cấp cho đơn vị khác (đặc biệt là đối thủ của khách hàng).
Điều này làm giảm uy tín và thương hiệu của công ty, đi lâu về dài với khách hàng mới là mục tiêu hàng đầu, không chỉ mong muốn cộng tác trong lần đầu tiên cộng tác mà còn trong những lần tiếp theo nữa nếu doanh nghiệp có nhu cầu.
Vậy nên có giải pháp gì?
- Nên tham khảo thông tin để chọn đơn vị khai thuê hải quan hoặc đơn vị giao nhận hàng hóa trọn gói uy tín. Có đội ngũ nhân viên mạnh, về kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm.
- Chọn công ty khai thuê có giá cả hợp lý và đã từng làm các mặt hàng tương tự.
- Có hợp đồng ràng buộc trách nhiệm thời gian giao hàng, giá cả đầy đủ, càng chi tiết càng tốt. Không làm việc với cá nhân có pháp danh rõ ràng.
Một công ty dịch vụ khai thuê hải quan thường làm gì?
Vậy cụ thể một công ty có dịch vụ khai thuê sẽ làm những công việc gì:
- Kiểm tra giấy tờ chứng từ hải quan trước khi khai báo.
- Khai hải quan trên hệ thống điện tử, khai báo hải quan và tiến hành thông quan.
- Nhận hàng từ cảng và giao hàng về đến kho của doanh nghiệp, hoặc giao đến các địa điểm mà doanh nghiệp yêu cầu.
- Miễn phí tư vấn các chính sách/ thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa.
- Đóng gói kiện hàng và bốc dỡ hàng theo yêu cầu.
- Thực hiện các thủ tục pháp lý phát sinh như kiểm dịch thực vật, khử trùng,…
- Kiểm tra chất lượng hàng hóa: kiểm tra vệ sinh y tế, kiểm tra hợp quy, công bố hợp quy…
Kết luận
Trên đây là toàn bộ những chia sẻ của tôi đến các bạn về dịch vụ khai thuê hải quan. Vì sao nên sử dụng dịch vụ khai thuê hải quan?
Với kinh nghiệm nhiều năm trong nghề hy vọng rằng thông qua bài viết này sẽ giúp đỡ được phần nào doanh nghiệp của bạn có thể đạt được hiệu suất tốt hơn trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa của mình.
Nếu có câu hỏi nào thắc mắc đến dịch vụ hải quan hoặc các vấn đề liên quan. Hãy gọi điện cho chúng tôi để đội ngũ của chúng tôi có thể hỗ trợ cho bạn chu đáo nhất.
