Bạn đang muốn tìm hiểu quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không theo sự phân công của công ty? Doanh nghiệp của bạn đang có lô hàng sắp bán cho đối tác nước ngoài nhưng bạn chưa biết sẽ làm gì tiếp theo?
Xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không mang đến nhiều tiện lợi cả về sự an toàn và tốc độ vận chuyển. Vậy nhưng để dễ dàng hoàn thành việc xuất khẩu hàng hóa này chắc chắn chúng ta phải hiểu sâu về quy trình làm việc của nó.
Bài viết dưới đây là chi tiết các bước của quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không mà TNF Việt Nam chia sẻ đến các bạn. Hy vọng qua bài viết này, người đọc sẽ có cái nhìn rõ ràng hơn và mang đến giá trị tham khảo nhất định trong quá trình triển khai công việc.
Chi tiết các bước trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không như sau:
Mục lục
- 1 Bước 1: Hợp đồng giao dịch khi xuất khẩu hàng hoá
- 2 Bước 2: Xin giấy phép xuất khẩu (nếu có):
- 3 Bước 3: Tiến hành thanh toán
- 4 Bước 4: Chuẩn bị, đóng gói hàng hóa
- 5 Bước 5: Chuyển hàng tới sân bay và làm thủ tục hải quan xuất khẩu
- 6 Bước 6: Hãng hàng không vận chuyển
- 7 Bước 7: Làm thủ tục hải quan nhập khẩu hàng hoá tại nước ngoài
- 8 Kết luận
Bước 1: Hợp đồng giao dịch khi xuất khẩu hàng hoá
Trong quy trình xuất khẩu hàng hoá bằng đường hàng không có hai bản hợp đồng rất quan trọng là: hợp đồng ngoại thương và hợp đồng với đơn vị chuyên chở.
Hợp đồng ngoại thương
Hợp đồng ngoại thương là bản hợp đồng thể hiện mọi sự thỏa thuận, quyền lợi cũng như trách nhiệm của người mua hàng và người bán hàng.
Trách nhiệm, rủi ro của người bán và người mua sẽ khác nhau tùy vào điều khoản được thỏa thuận ở trong hợp đồng ngoại thương. Hợp đồng càng rõ ràng, cụ thể sẽ càng có lợi cho cả 2 bên khi xảy ra tranh chấp (nếu có). Nội dung chi tiết của hợp đồng ngoại thương sẽ đảm bảo các thông tin cơ bản như bên dưới:
- Thông tin về đơn vị xuất khẩu và nhập khẩu
- Mô tả và hàng hoá (thông tin)
- Mức giá của lô hàng và hình thức thanh toán cụ thể
- Cách thức giao hàng
- Quy định về việc đóng gói hàng
- Điều kiện thanh toán
- Chính sách bảo hành, điều kiện cần và đủ khi xảy ra khiếu nại, …
Hợp đồng với đơn vị chuyên chở
Trong trường hợp khi bạn xuất khẩu theo điều kiện D thì sẽ chịu trách nhiệm về khâu vận chuyển hàng hóa. Thuê một công ty dịch vụ vận chuyển (forwarder) là điều cần thiết để họ làm các bước cần thiết trong quá trình chuyển hàng, bạn sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian và chi phí hơn.
Ký hợp đồng giữa người bán hàng và đơn vị chịu trách nhiệm vận chuyển, nội dung của bản hợp đồng sẽ bao gồm:
- Thông tin về người gửi hàng, người nhận hàng
- Mô tả về hàng hoá (trọng lượng, số lượng, … )
- Tên và địa chỉ của sân bay nơi hàng hoá được xuất nhập khẩu
- Cước phí và phương thức thanh toán các cước phí này.
Trong một số trường hợp, để tối giản hơn về mặt thủ tục, hạn chế việc chuyển đi chuyển lại bản hợp đồng ký kết rườm rà, chúng ta hoàn toàn có thể thỏa thuận qua email các nội dung của hợp đồng dịch vụ. Pháp luật VN hoàn toàn công nhận về giá trị pháp lý của các nội dung này như một dạng hợp đồng điện tử.
Hoặc để chắc chắn hơn, hai bên cũng có thể ký hợp đồng nguyên tắc ban đầu và dùng nó làm cơ sở đề thực hiện nhiều giao dịch về dịch vụ sau đó.
Bước 2: Xin giấy phép xuất khẩu (nếu có):
Có những mặt hàng bạn cần phải xin phép giấy xuất khẩu và cũng có những mặt hàng không cần. những mặt hàng khác nhau sẽ có chính sách xuất khẩu khác nhau. Những mặt hàng thuộc diện quản lý đặc biệt ví dụ như: thuốc tân dược, hạt giống, gỗ, cổ vật, vật liệu nổ,…
Đối với những mặt hàng bắt buộc phải có giấy phép xuất khẩu thì doanh nghiệp cần kỹ càng hơn trong việc chuẩn bị này vì nó mất rất nhiều thời gian. ừ
Bước 3: Tiến hành thanh toán
Thanh toán là một khâu rất quan trọng trong việc thực hiện hợp đồng ngoại thương và những điều khoản có trong hợp đồng đó. Những vướng mắt và rắc rối trong giai đoạn này sẽ mang lại rủi ro rất lớn cho nhà xuất khẩu.
Khi này nhà xuất khẩu sẽ yêu cầu bên mua phải đặt cọc trước tiền hàng trước khi giao hàng đến sân bay. Thường thì các công ty xuất khẩu tại Việt Nam sẽ yêu cầu cọc 30% giá trị lô hàng xuất đó.
Bước 4: Chuẩn bị, đóng gói hàng hóa
Sau khi đã hoàn thành việc ký kết hợp đồng, bạn có thể chuẩn bị hàng hóa và đóng gói theo gợi ý của Forwarder. Hàng hóa sẽ được ủy quyền cho Forwarder và chờ vận chuyển đến sân bay. Trong giai đoạn chuẩn bị này có 2 giấy tờ không thể thiếu là giấy chứng nhận đã nhận hàng và biên lai kho hàng.
Phía Forwarder sẽ có trách nhiệm cấp cho bạn những giấy tờ này nhằm đảm bảo sự rõ ràng, minh bạch trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không. Đây cũng là giấy tờ cần thiết trong trường hợp phát sinh sự cố thất lạc, hư hỏng hàng hóa.
Bước 5: Chuyển hàng tới sân bay và làm thủ tục hải quan xuất khẩu
Tùy vào thỏa thuận dịch vụ ban đầu, trong trường hợp là một dạng trọn gói, vận chuyển hàng hoá tới sân bay và làm thủ tục hải quan để xuất khẩu hàng hoá bằng đường hàng không là công việc của Forwarder. Bằng hợp đồng uỷ quyền của người bán hàng cùng các giấy tờ có liên quan, các công ty Forwarder như TNF sẽ làm thủ tục hải quan để chuyển giao hàng hoá cho hãng hàng không.
Bộ chứng từ để làm thủ tục xuất khẩu hàng hoá bằng đường hàng không bao gồm:
- Giấy phép xuất nhập khẩu hàng hoá (Export Permit)(bạn có thể liên hệ trực tiếp với TNF để được tư vấn về danh mục các loại hàng xuất khẩu phải xin giấy phép)
- Hoá đơn thương mại khi xuất khẩu hàng hoá (Commercial Invoice)
- Bản kê chi tiết hàng hóa, nhiều khi có thể dùng Phiếu đóng gói (Packing List)
- Bản lược khai hàng hóa (Manifest), do người giao nhận lập khi họ gom nhiều lô hàng lẻ gửi chung cùng một vận đơn chủ (MAWB)
- Giấy chứng nhận xuất xứ của lô hàng (Certificate of Origin)
Thủ tục hải quan khi xuất khẩu hàng hoá bằng đường hàng không
Khi chuẩn bị đầy đủ giấy tờ cần thiết, Forwarder tiếp tục đại diện cho người giao hàng làm thủ tục hải quan để xuất khẩu hàng hoá bằng đường hàng không. Giai đoạn làm thủ tục hải quan vô cùng phức tạp nhưng TNF sẽ tóm tắt lại một số bước chính là:
- Điền và nộp tờ khai hải quan
- Nhận kết quả phân luồng (kiểm tra lại hàng hoá trước khi nộp thuế)
- Nộp thuế
- Thông quan hàng hoá (hoàn tất thủ tục và có thể xuất khẩu hàng bằng đường hàng không)
Khi đã hoàn tất thủ tục hải quan, Forwarder sẽ phát hành Vận đơn hàng không (HAWB) và gửi kèm theo hàng hóa bộ chứng từ cần thiết có liên quan, theo yêu cẩu của người mua – quy định trong hợp đồng mua bán. Bản gốc AWB giao lại cho người gửi hàng, cùng thông báo cước + phí có liên quan (nếu có) để người gửi hàng thanh toán.
Bên xuất khẩu nhận được AWB thì báo cho người mua hàng về việc đã chuyển hàng, kèm theo file mềm AWB để họ chuẩn bị hồ sơ đầu nhập khẩu.
Về cơ bản thì đến đây được coi như đã xong những công việc mà bạn với vai trò người xuất khẩu phải trực tiếp tham gia. Những bước tiếp theo do người chuyên chở thực hiện, bạn chỉ hiểu và phối hợp theo dõi mà thôi.
Bước 6: Hãng hàng không vận chuyển
Hàng hóa có thể được chuyên chở bằng máy bay chở hàng chuyên dụng hoặc chở trong khoang hàng của máy bay chở khách. Sau khi hàng lên máy bay và trước khi hàng về, hãng hàng không sẽ báo dự kiến thời gian đến sân bay đích để đơn vị vận chuyển biết và có thông báo cho người nhận hàng chuẩn bị thủ tục cần thiết. Các thông tin này đều được hiển thị trong thông báo hàng đến Arrival Notice.
Bước 7: Làm thủ tục hải quan nhập khẩu hàng hoá tại nước ngoài
Tại cảng hàng không nước nhập khẩu, đại lý forwarder sẽ liên hệ và phối hợp với người nhập khẩu để làm các thủ tục liên quan đến hãng hàng không, sân bay, hải quan, thuế… mục đích là để làm thủ tục nhập khẩu cho lô hàng.
Sau khi xong thủ tục, forwarder bố trí phương tiện để giao hàng cho người mua hàng tại kho của họ.
Thủ tục nhập khẩu hàng hoá tại nước ngoài là bước cuối cùng trước khi giao hàng cho người mua và kết thúc quy trình xuất khẩu hàng hoá bằng đường hàng không. Đây cũng là bước cần đến sự hỗ trợ từ đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp nhất.
Thay vì tự thực hiện các công đoạn, đích thân mang hàng hóa ra nước ngoài và làm thủ tục cần thiết. Bạn hoàn toàn có thể uỷ quyền cho một đơn vị chuyên chở như TNF.
Không chỉ hỗ trợ khách hàng trong quá trình chuẩn bị và xuất khẩu hàng hóa tại Việt Nam. Chúng tôi còn có mạng lưới nhân sự tại nhiều quốc gia trên thế giới. Nhân viên của TNF sẽ chịu trách nhiệm làm thủ tục hải quan tại nước ngoài để nhập khẩu lô hàng theo đúng quy định.
Kết luận
Sự đồng hành của chúng tôi trong suốt quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không chính là cam kết rõ nhất và uy tín và chất lượng dịch vụ của công ty. Liên hệ với TNF ngay hôm nay để được hỗ trợ tốt nhất.
Ngoài ra, bên cạnh những thông tin mà TNF Việt Nam chia sẻ trong bài viết ngày hôm nay về quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không. Nếu bạn còn quan tâm về quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không thì có thể theo dõi qua bài viết sau:
Đồng thời trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không sẽ gặp phải những khó khăn nhất định phát sinh. Vì vậy TNF Việt Nam Đã chắt lọc vào đúc kết những kinh nghiệm và lưu ý để giải quyết các trường hợp phát sinh trên: