Quy Trình Nhập Khẩu Hàng Hoá Bằng Đường Hàng Không

Nhắc đến phương thức nhập khẩu hàng hoá nhanh chóng, an toàn nhất thì phải kể đến phương thức nhập khẩu hàng hoá bằng đường hàng không. Vậy nếu bạn đang tìm kiếm đơn vị vận chuyển hàng hoá theo con đường này, muốn tìm hiểu thêm về quy trình nhập khẩu hàng hoá bằng đường hàng không thì đừng bỏ qua những chia sẻ sau đây.

Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không sẽ trở nên dễ dàng hơn nếu bạn nắm rõ được quy trình thực hiện và chuẩn bị các giấy tờ chứng từ, hồ sơ,…cần thiết.

Điều kiện khi mua hàng liên quan trực tiếp đến quá trình nhập khẩu hàng hoá

Điều kiện thương mại khi mua hàng hoá nhập khẩu cũng sẽ liên quan đến công việc mà người nhập hàng phải đảm nhận. Cụ thể, trong việc nhập khẩu hàng hoá bằng đường hàng không, bạn có thể trao đổi, thoả thuận với người bán để chọn một trong các điều kiện như CPT hoặc ExW.

• Điều kiện CPT: người bán sẽ giao hàng cho đơn vị chuyên chở hoặc một người khác do người bán chỉ định để vận chuyển đến địa điểm mà người bán và người mua đã thỏa thuận trước. Khi đó, người bán sẽ có trách nhiệm trả chi phí vận tải cần thiết để vận chuyển hàng hóa đến điểm chỉ định. Người mua hàng chỉ cần làm thủ tục nhập khẩu tại sân bay và chuyển hàng về kho.
• Điều kiện ExW (viết tắt của từ Ex-Works nghĩa là giao hàng tại xưởng): Người bán sẽ giao hàng tại xưởng, kho,… còn người mua hàng sẽ chịu trách nhiệm ở các công đoạn còn lại để vận chuyển hàng về kho đơn vị nhập khẩu ở Việt Nam.

Để giúp bạn hiểu chi tiết nhất về quy trình nhập khẩu hàng hoá bằng đường hàng không, TNF sẽ trình bày nội dung theo điều kiện mua hàng ExW, theo góc nhìn của dịch vụ xuất nhập khẩu trọn gói mà TNF đang cung cấp cho các doanh nghiệp, làm hết tất cả các công đoạn trong quy trình vận chuyển.

Các bước trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không như sau:

Bước 1: Ký kết hợp đồng trước khi nhập khẩu hàng hoá

Như đã nói, bước đầu tiên trong bất cứ quy trình nhập khẩu hàng hoá nào cũng là ký kết hợp đồng. Cụ thể hơn là hợp đồng ngoại thương/ hợp đồng mua bán. Mục đích của việc ký kết hợp đồng này là đảm bảo quyền lợi, trách nhiệm và nghĩa vụ cho cả người mua và người bán hàng.

Trong hợp đồng bao gồm một số nội dung chi tiết như:

• Thông tin về người xuất khẩu và người nhập khẩu.
• Thông tin về lô hàng cần nhập khẩu bằng đường hàng không về Việt Nam.
• Giá cả cụ thể của hàng hoá cùng phương thức thanh toán.
• Điều kiện mua hàng, giao hàng.
• Các điều khoản khác (hình thức đóng gói, chế độ bảo hành, điều kiện liên quan đến việc khiếu nại, … ).

2 bên sẽ đàm phán và thống nhất nội dung chi tiết để hợp với nhu cầu thực tế. Lời khuyên dành cho nhà nhập khẩu là nên đưa đầy đủ những điều khoản quan trọng để đảm bảo tính pháp lý cũng như quyền lợi cho mình.

Trên thực tế có rất nhiều nhà nhập khẩu làm hợp đồng rất sơ sài, khi thiếu những điều khoản quan trọng như là bảo hành, khiếu nại, bồi thường. Nên cần tránh những trường hợp như vậy bởi vì khi xảy ra những trường hợp phát sinh về hàng hóa kém chất lượng hoặc có tranh chấp xảy ra thì không có căn cứ để làm việc với người bán.

Do đó, thông thường các nhà nhập khẩu thường chọn cho mình một đơn vị vận chuyển (fowarder) có kinh nghiệm để họ làm hết những bước cần thiết trong việc vận chuyển hàng door-to-door. Quá trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không cần nhiều thủ tục phức tạp nên việc hợp tác với đơn vị thứ ba sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí, thời gian hơn.

Hợp đồng ngoại thương đóng vai trò vô cùng quan trọng và cần đảm bảo phải được xây dựng trên tiêu chí đúng pháp luật. Cũng vì quy trình nhập khẩu hàng hoá bằng đường hàng không khá phức tạp, đòi hỏi nhiều thủ tục nên ngay từ giai đoạn này bạn có thể liên hệ với một đơn vị vận chuyển có kinh nghiệm như TNF để được hỗ trợ tốt nhất.

TNF trong vai trò là đơn vị đồng hành với khách hàng khi nhập khẩu hàng hoá qua đường hàng không sẽ giúp bạn soạn thảo hợp đồng, kiểm tra lại các điều kiện, điều khoản trong đó.

Bước 2: Xin giấy phép nhập khẩu (nếu có)

Tùy vào loại hàng hóa mà nhà nhập khẩu có thể sẽ phải xin giấy phép nhập khẩu trước khi tiến hành nhập hàng về Việt Nam. Cho nên bạn cần thực hiện công đoạn xin giấy phép nhập khẩu càng sớm càng tốt, tránh phát sinh thời gian và chi phí lưu container tại cảng.

Các mặt hàng bắt buộc phải xin giấy phép nhập khẩu với hàng hóa thuộc diện quản lý đặc biệt của chính phủ như:

• Thiết bị thu – phát sóng vô tuyến điện.
• Thiết bị y tế hóa chất, thuốc thành phẩm.
• Tiền chất thuốc nổ, tiền chất công nghiệp.
• Thuốc bảo vệ thực vật, động thực vật hoang dã, giống cây trồng.
• Sinh phẩm y tế, vắc xin, hóa chất, chế phẩm diệt côn trùng.
• Tem bưu chính.
• Diệt khuẩn dùng trong lĩnh vực gia dụng và y tế, sản phẩm mỹ phẩm.

Bước 3: Thanh toán tiền hàng

Doanh nghiệp nhập khẩu sẽ tiến hành đặt cọc tiền hàng theo thỏa thuận ký kết giữa 2 bên như trong hợp đồng. Thường thì nhà nhập khẩu sẽ phải đặt cọc một khoản tiền (khoảng 30% giá trị đơn hàng), hoặc mở tín dụng thư L/C… trước khi mà người bán hoàn thành việc sản xuất và giao hàng.

Bước 4: Nhận hàng và làm thủ tục xuất khẩu tại nước ngoài

Nhận hàng tại kho người bán (ở nước ngoài), sau đó làm thủ tục chuyển hàng về cảng xuất, tiến hành thông quan hải quan để đưa hàng lên máy bay, làm các chứng từ cần thiết để nhập khẩu hàng về Việt Nam.

Các công đoạn này thường sẽ được thực hiện bởi công ty giao nhận vận chuyển (forwarder) như TNF Việt Nam, có nhiều kinh nghiệm trong làm thủ tục thông quan, tuyến đường vận chuyển và kiểm tra loại hàng cần nhập.

Như đã nói, Forwarder sẽ chịu trách nhiệm hoàn tất đại đa số các bước trong quy trình nhập khẩu hàng hoá qua đường hàng không. Đặc biệt là giai đoạn làm thủ tục nhận hàng tại nước ngoài. Với TNF Việt Nam, không chỉ có trụ sở chính tại Việt Nam mà chúng tôi còn có mạng lưới nhân sự rộng khắp, sẵn sàng hỗ trợ khách hàng nhập hàng từ nhiều quốc gia trên thế giới.

Sau khi đã nhận được hàng và giao cho hãng hàng không, Forwarder cũng chịu trách nhiệm làm thủ tục hải quan xuất khẩu, phát hành vận đơn hàng không cùng các chứng từ liên quan.  Forwarder sẽ chuyển cho người bán các giấy tờ như chứng nhận đã nhận hàng, thông báo cước phí để người gửi hàng thanh toán.

Bước 5: Nhập khẩu hàng hoá bằng đường hàng không về Việt Nam

Sau khi đã thành công chuyển giao hàng tại sân bay, hàng hoá sẽ do hãng hàng không chịu trách nhiệm vận chuyển về Việt Nam. Nếu sử dụng dịch vụ vận chuyển do TNF cung cấp, người nhận hàng sẽ được thông báo kịp thời về thời gian máy bay hạ cánh. Nhờ đó bạn có thể chủ động chuẩn bị các thủ tục nhập khẩu hàng nhanh chóng, thuận lợi.

Bước 6: Làm thủ tục hải quan khi nhập khẩu hàng hoá bằng đường hàng không

Giai đoạn làm thủ tục hải quan để nhận hàng nhập khẩu qua đường hàng không là bước vô cùng quan trọng. Nếu không thông qua đơn vị vận chuyển hàng hóa thì người nhập khẩu sẽ phải tự thực hiện các công việc để hoàn tất thủ tục hải quan sau khi nhận thông báo từ hãng hàng không khi kiện hàng đã tới cảng.

Tuy nhiên nếu kết hợp với một đơn vị giao nhận hàng hóa như TNF Việt Nam, thì bạn sẽ không phải lo về vấn đề này. Bạn sẽ nhận được thông báo hàng đã đến cảng từ TNF và TNF sẽ hoàn tất các thủ tục hải quan:

• Hoàn thành phí dịch vụ tại hãng hàng không nhận vận chuyển hàng cho bạn. Một số khoản phí phổ biến có thể kể đến như DO (phí lệnh giao hàng), Lanor Fee (phí lao vụ), Handling (phí làm hàng), … 
• Sau khi đã đóng các khoản phí, người nhập khẩu hàng hoá bằng đường hàng không cũng được nhận một bộ chứng từ giống như giấy tờ người gửi hàng nhận được.
• Làm thủ tục đăng ký lấy hàng tại kho của hãng hàng không. Tại Việt Nam, hàng hoá sẽ được chuyển về một trong hai sân bay là Tân Sơn Nhất và Nội Bài. Tại sân bay Tân Sơn Nhất có 2 kho hàng là TCS, SCSC. Sân bay Nội Bài có 3 kho NCTS, ALS, ACS.

Bước 7: Nhận hàng về kho

Sau khi mọi thủ tục đã được thông qua, nhìn chung người nhận hàng chỉ cần chờ đến khi hàng hoá về đến kho của sân bay là có thể nhận hàng hoá của mình. Vậy nhưng trong giai đoạn này bạn cũng đừng quên một số lưu ý như:

• Xác nhận một lần nữa về việc đã hoàn tất mọi thủ tục, thanh toán xong các khoản chi phí
• Thanh lý tờ khai trước khi nhận hàng
• Đừng quên bố trí phương tiện lấy hàng khỏi kho của sân bay

Hoặc bạn có thể uỷ quyền cho TNF thực hiện công việc này, chúng tôi sẽ có trách nhiệm liên hệ với cán bộ hải quan để nắm bắt thời gian hàng về kho. Sau đó TNF cũng sẽ sắp xếp xe chuyên chở đưa hàng hoá về đúng địa chỉ khách hàng yêu cầu. Vậy là hoàn tất toàn bộ quy trình nhập khẩu hàng hoá bằng đường hàng không.

Kết luận

Bài viết trên đây chúng tôi đã cung cấp những thông tin chi tiết nhất về các bước của quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không. Hy vọng TNF Việt Nam có thể mang đến cho bạn những thông tin có giá trị, nếu còn những vướng mắc nào liên hệ ngay với TNF Việt Nam để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ tốt nhất nhé!

Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm quy trình các bước xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không tại bài viết sau đây:

• Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không

Đồng thời, để giải quyết các trường hợp phát sinh khi xuất khẩu hàng hóa bằn đường hàng không, TNF Việt Nam đã đúc kết kinh nghiệm và chia sẻ cho bạn nhưng lưu ý tại bài viết sau:

• Các nghiệp vụ phát sinh khi xuất nhập khẩu hằng bằng đường hàng không và một số lưu ý.