Nền kinh tế Việt Nam nói riêng và cả thế giới nói chung trong thời kỳ dịch Covid hoành hành bị ảnh hưởng rất nhiều.
Tuy nhiên riêng ngành xuất nhập khẩu hàng hóa vẫn luôn là điểm sáng của nền kinh tế. Vai trò của xuất – nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển và đường hàng không đóng vai trò không nhỏ.
Chuỗi cung ứng logistics hàng hóa luôn được đảm bảo và không bị đứt gãy. Mặc dù vậy vẫn có một số nghiệp vụ phát sinh khi xuất khẩu hàng hóa mà các doanh nghiệp cần nắm chắc, cùng một vài lưu ý để có thể xử lý sự một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.
Để xuất – nhập khẩu một lô hàng sẽ có rất nhiều nghiệp vụ – quy trình nối tiếp nhau giống như các mắt xích, mắt xích trước gặp vấn đề thì các mắt xích sau sẽ bị ảnh hưởng hoặc thậm chí không thể tiếp tục.
Vì vậy để quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa đường biển hay đường hàng không diễn ra thuận lợi hơn thì các doanh nghiệp cần hiểu rõ các nghiệp vụ phát sinh này. Cụ thể thế nào, cùng nhau tìm hiểu qua bài viết nhé!
Mục lục
Nghiệp vụ phát sinh khi xuất nhập khẩu hàng hóa đường biển
Đường biển hiện nay là tuyến đường quan trọng nhất đối với các doanh nghiệp co hàng hóa xuất nhập khẩu. Bởi nó vận chuyển được hàng hóa số lượng lớn và đi xa qua các quốc gia khác nhau.
Nắm được các nghiệp vụ phát sinh khi xuất nhập khẩu hàng hóa đường biển giúp bạn xử lý nhanh hơn các vấn đề phát sinh xảy ra, đưa hàng hóa đến kho nhận an toàn và nhanh chóng nhất.
Các vấn đề đó có thể là:
Sự cố phát sinh khi hoàn tất thủ tục xuất nhập khẩu
Đầu tiên chính là nghiệp vụ làm các giấy tờ, thủ tục cần thiết để xuất – nhập khẩu. Nghiệp vụ này tưởng chừng là đơn giản nhất nhưng lại là bước đệm quan trọng nhất.
Giấy tờ, hồ sơ xuất nhập khẩu hàng hoá
Các giấy tờ, thủ tục quan trọng như hợp đồng mua bán (Sale Contract), giấy phép xuất/ nhập khẩu (Export/Import License), chứng từ vận chuyển (Bill of Lading), hoá đơn thương mại (Commercial Invoice), phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List), giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin/ C/O)… là những thứ cần chuẩn bị kỹ để hàng hóa được lưu thông nhanh chóng.
C/O của lô hàng
Trong các chứng từ trên thì C/O là chứng từ hàng xuất (nghiệp vụ cho người xuất khẩu) yêu cầu doanh nghiệp tìm hiểu kỹ và làm cẩn thận nhất.
C/O là giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa được các cơ quan, tổ chức thuộc nước hay nhóm nước hoặc vùng lãnh thổ cấp dựa trên các quy định và yêu cầu liên quan về xuất xứ, chỉ rõ nguồn gốc của hàng hóa đó.
Trong quá trình xin cung cấp C/O, các doanh nghiệp hay gặp vấn đề là mất quá nhiều thời gian để đợi cấp từ VCCI hay Bộ công thương (những nơi cấp C/O).
Để giải quyết vấn đề này thì các doanh nghiệp nên chứng minh được nguồn gốc hàng hoá xuất khẩu một cách rõ ràng nhất.
C/O sẽ có rất nhiều form khác nhau và tùy mỗi form sẽ có thời gian cấp khác nhau.
Vì vậy để giải quyết vấn đề cấp C/O mất nhiều thời gian thì phía doanh nghiệp cần chủ động chuẩn bị mọi giấy tờ cần thiết và tìm hiểu thật kỹ nguồn gốc hàng hóa trước khi quyết định xuất khẩu.
Giai đoạn thông quan hàng hóa thường phát sinh vấn đề gì?
Giai đoạn thông quan nói chung
Sau khi đã hoàn thành hết thủ tục cần thiết để xuất – nhập khẩu, thì nghiệp vụ cần tìm hiểu tiếp theo là thông quan hàng hóa. Đây là bước cuối cùng của quá trình khai báo hàng hóa xuất – nhập khẩu với cơ quan quản lý Nhà nước là cơ quan Hải quan.
Về quy trình thì thông quan đường biển cũng giống quy trình và thủ tục của đường bộ hay đường không. Một lô hàng muốn thông quan thì phải đủ điều kiện sau:
- Phải hoàn thành thủ tục hải quan và được chấp nhận cho phép xuất – nhập khẩu.
- Phải hoàn thành nghĩa vụ đóng thuế với nhà nước ( trường hợp phải đóng thuế).
Nghiệp vụ phát sinh khi làm thủ tục hải quan
Hiện nay việc làm thủ tục hải quan thông qua “Phần mềm khai báo Hải quan điện tử” ECUS5-VNACCS đã rất phổ biến và giúp các doanh nghiệp đơn giản hóa thủ tục. Tuy nhiên việc khai báo trực tuyến cũng có thể có những sai sót khó tránh khỏi.
Trên hệ thống ECUS5 sẽ có một số lỗi có thể sửa khi khai sai nhưng cũng sẽ có những lỗi sai phải hủy cả tờ khai đi và làm lại từ đầu. Việc này sẽ dẫn đến việc thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu bị chậm hơn dự kiến, ảnh hưởng đến doanh nghiệp.
Để tránh mắc các lỗi sai khi khai trên ECUS5 thì doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ thông tin trên các bộ chứng từ, tránh việc sai lệch các thông tin như khối lượng, số lượng, số B/L,.. hay lỗi kiểm tra hàng hóa như thiếu tem, nhãn, thiếu hạn sử dụng hay nơi sản xuất,…
Nhìn chung quá trình khai hải quan cần thông qua nhiều bước đòi hỏi doanh nghiệp cần có đủ hiểu biết liên quan đế tránh những tổn thất chi phí và thời gian không đáng.
Để chính xác và tiết kiệm thời gian nhất, bạn có thể liên hệ với các đơn vị cung cấp dịch vụ hải quan trọn gói uy tín, vì những công ty này đã có nhiều năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực logistics, kiến thức, quan hệ đầy đủ để xử lý vấn đề thủ tục nhanh chóng.
Phát sinh nghiệp vụ thanh toán quốc tế
Phương thức thanh toán L/C
Nghiệp vụ cần lưu ý tiếp theo chính là thanh toán quốc tế (nghiệp vụ cho người nhập khẩu). Đa số các doanh nghiệp hiện nay áp dụng phương thức thanh toán tín dụng chứng từ (Letter of Credit hoặc L/C), đây là một phương thức thanh toán khá phổ biến.
Việc mở phương thức L/C phụ thuộc vào phía doanh nghiệp mở L/C, nếu doanh nghiệp còn mới và uy tín chưa cao thì doanh nghiệp sẽ phải ký quỹ giá trị 100% lô hàng, còn nếu doanh nghiệp đã có uy tín cao và thường xuyên làm việc với ngân hàng thì số tiền ký quỹ có thể giảm.
Sự cố khi sử dụng phương thức thanh toán L/C
Xét tổng thể thì phương thức thanh toán L/C rất an toàn và uy tín. Tuy nhiên không có nghĩa là nó không có rủi ro cho cả người bán và người mua (người nhập khẩu – người xuất khẩu).
Vì vậy vẫn sẽ có tranh chấp xảy ra giữa người bán và người mua khi thực hiện phương thức thanh toán L/C ví dụ như hàng hóa không đúng chất lượng và số lượng.
Vấn đề này xảy ra khi người mua chấp nhận thanh toán mà người bán thì không cung cấp đầy đủ chứng từ hoặc nhiều chứng từ còn thiếu sót.
Bên bán hàng thường đưa ra các lợi ích, cam kết và khuyến mãi về mặt hàng cho người mua để họ bỏ qua những chứng từ thiếu sót đó. Chính vì vậy các doanh nghiệp khi nhập khẩu hàng hóa cần phải yêu cầu người xuất khẩu cung cấp đầy đủ chứng từ liên quan đến mặt hàng đó.
Việc cung cấp đầy đủ chứng từ từ phía người xuất khẩu sẽ giúp lô hàng hạn chế phát sinh các vấn đề sau này cũng như làm thanh toán L/C nhanh và hiệu quả hơn.
Nghiệp vụ phát sinh khi xuất nhập khẩu hàng hóa đường hàng không
Lưu ý khi xuất nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không
Nhìn chung quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa đường hàng không tương đối giống đường biển:
- Soạn thảo các bản hợp đồng, chứng từ liên quan đến lô hàng.
- Xin giấy phép xuất nhập khẩu.
- Chuẩn bị hàng hóa để giao cho bên vận chuyển.
- Làm thủ tục hải quan.
- Chuẩn bị các bước thanh toán.
Tuy nhiên, đối với xuất nhập khẩu hàng hóa bằng đường Hàng không thì người xuất khẩu cần chú ý hơn ở các chi tiết sau đây:
Hàng hóa bắt buộc phải rõ nguồn gốc, có đầy đủ giấy tờ liên quan
Xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không có quy định nghiêm ngặt hơn rất nhiều so với các bên vận chuyển khác. Đòi hỏi người bán phải chứng minh xuất xứ hàng hóa đầy đủ, các giấy tờ kèm theo là quy định của vận chuyển bằng đường hàng không.
Nếu doanh nghiệp muốn xuất khẩu bằng đường hàng không thì hàng hóa của họ cần có tem hay phiếu xuất xứ, kèm theo rất nhiều thủ tục chứng minh nguồn gốc khác.
Nghiệp vụ phát sinh nếu hàng hóa có cân nặng vượt mức cho phép
Tất cả các hãng hàng không đều ra quy định rất cụ thể về trọng lượng hàng hóa cũng như mức cân nặng cho phép khi vận chuyển bằng đường không.
Trên thực tế hầu hết khi vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không, hạn chế về cân nặng là vấn đề khó tránh khỏi.
Bởi khi sử dụng đường hàng không, chỉ có thể vận chuyển những hàng hóa có trọng lượng nhỏ và vừa. Nếu các doanh nghiệp muốn xuất nhập khẩu số lượng hàng hóa lớn thì chỉ có thể lựa chọn đường biển hoặc đường bộ.
Quy trình đóng gói hàng hóa trước khi cho lên máy bay
Khác với các loại vận chuyển đường biển và đường bộ, hàng hóa sẽ đơn giản hơn cho người xuất khẩu về khâu đóng hàng. Khi sử dụng đường hàng không, sẽ khó khăn hơn ở phần đóng gói hàng hóa sao cho đạt chuẩn trước khi nhập khi để đưa lên máy bay.
Ví dụ như thực phẩm cần phải đóng trong các loại thùng gỗ, hàng tươi sống cần phải giữ lạnh và có đá lạnh kèm theo (đá khô, đá ướt,…)
Các nghiệp vụ phát sinh
Xuất nhập khẩu bằng đường hàng không trong quá trình thực hiện không tránh khỏi một số những vấn đề phát sinh đòi hỏi doanh nghiệp cần có nghiệp vụ tốt để giải quyết, đó là:
- Cần nắm rõ các điều kiện xuất thuộc Incoterm nào, người xuất khẩu có phải trả cước vận chuyển hay không (EXW, FOB, DDU, DAP,..).
- Chi phí vận chuyển đối với đường hàng không rất cao, không phù hợp với đa số hàng hóa xuất nhập khẩu. Ngoài ra việc thu xếp chỗ với các đơn vị vận chuyển hàng không khá khó. Bạn cần nhờ đến sự hỗ trợ của các đơn vị Forwarder để có thể dễ dàng lấy booking air.
- Chưa hết doanh nghiệp cũng cần chú ý đến việc mua bảo hiểm, làm C/O hay chứng thư kiểm dịch động thực vật.
Trên thực tế, nghiệp vụ phát sinh khi xuất nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không xảy ra khá nhiều ở giai đoạn hoàn tất thủ tục chứng từ. Đối với xuất nhập khẩu đường hàng không thì bộ chứng từ gồm có:
- Tờ khai hải quan điện tử.
- Contract.
- Invoice/ Packing list.
- Delivery order.
- AWB ( Airway Bill).
Trong đó Vận đơn hàng không nào cũng sẽ có 2 loại:
- House Airway Bill viết tắt là HAWB do người giao nhận cấp. Đây là vận đơn do các Forwarder cấp cho chủ hàng khi nhận hàng để chủ hàng có vận đơn đi nhận hàng ở nơi đến.
- Master Airway Bill viết tắt là MAWB do hãng hàng không cấp. Vận đơn này sẽ được Forwarder nhận và điều chỉnh để làm HAWB cho người nhận hàng.
Nói chung lại, nếu có thể bạn nên hợp tác với một Fowarder để giúp cho quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa đường hàng không được diễn ra thuận lợi và nhanh chóng hơn, trong trường hợp còn chưa có nhiều kinh nghiệm giải quyết các nghiệp vụ phát sinh này.
Tổng kết
Tóm lại, các nghiệp vụ phát sinh khi xuất nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển hay đường hàng không xảy ra hầu hết đối với tất cả các lô hàng của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp đủ kiến thức, đủ kinh nghiệm và theo dõi sát sao thì việc xử lý các vấn đề phát sinh không quá khó khăn.
Thường các lô hàng chỉ gặp vấn đề khi chuẩn bị xuất khẩu và cập cảng nhập khẩu, còn quá trình di chuyển thì có rất ít vấn đề phát sinh.
Doanh nghiệp chỉ cần lưu ý chuẩn bị tốt các chứng từ và nghiệp vụ liên quan để xử lý nhanh nhất các tình huống xảy ra. Vì mỗi lô hàng sẽ phát sinh một vấn đề khác nhau, nên điều cần thiết nhất của các doanh nghiệp là phải linh động trong mọi tình huống.
Hy vọng những thông tin do TNF Việt Nam cung cấp trên đây đã mang đến giá trị hữu ích cho khách hàng.
Với đội ngũ nhân viên có nhiều năm kinh nghiệm, chúng tôi sẽ tư vấn và hỗ trợ cho bạn giải quyết tất cả vấn đề xuất nhập khẩu qua dịch vụ xuất nhập khẩu trọn gói của TNF.
Liên hệ với chúng tôi khi có nhu cầu vận chuyển, xuất nhập khẩu hàng hóa nhé!
Đọc thêm các bài viết liên quan sau đây:
